Full koll på transporterna med TA-system
Med ett system för transportadministration, TA-system, går det enkelt och smidigt att sköta transporterna. Men vad är ett TA-system, och hur funkar det?
Enkelt förklarat är ett TA-system ett datasystem som används för att boka transporter hos en transportör, skriva ut fraktsedlar och spåra försändelser.
Många transportörer har ett eget TA-system som bara kan användas för bokningar med transportören i fråga. De är oftast gratis i grundutförandet, medan kunden får betala för mer avancerade funktioner.
Det finns också oberoende TA-system, som de flesta stora transportörer är anslutna till, vilket är bra för företag som anlitar flera olika transportörer.
Bokningen i ett TA-system sker genom att kunden loggar in och fyller i all information som rör försändelsen. Till exempel adress, vikt, storlek, vilken transporttjänst som ska användas och hur leveransen ska aviseras. All information skickas till transportören elektroniskt via EDI, Electronic Data Interchange. Systemet skapar också en frakthandling som kunden skriver ut och fäster på försändelsen inför upphämtningen.
Men att knappa in information manuellt är knappast hållbart för större företag. Därför är det vanligt att koppla ihop TA-systemet med andra system, som e-handels- och ordersystem. Då skapas det automatiskt en transportbeställning och frakthandling i TA-systemet så fort en ny beställning kommer in i ordersystemet. Ett annat alternativ är att importera orderlistan i TA-systemet, till exempel i slutet av dagen.
Andra fördelar med TA-system är att de kan kontrollera om postnumret stämmer, om transporttjänsten finns till det postnumret, och vad det finns för krav på aviseringar. Om sådant görs manuellt kan det lätt bli fel.
Spårbarheten är ytterligare en fördel, oftast går det att följa leveransen hela vägen till mottagaren. En del företag väljer att analysera historiken i TA-systemet för att se om transportören håller hög leveranskvalitet, och vad de vanligaste orsakerna till fel och avvikelser är.